DECRETO NÚMERO 278/017
PLANILLA DE CONTROL DE TRABAJO UNIFICADA – ACTUALIZACIÓN DE LA REGLAMENTACIÓN DE DOCUMENTOS DE CONTROL LABORAL.
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INTRODUCCIÓN
- DATOS DEL TRABAJADOR QUE LA EMPRESA DEBE REGISTRAR ANTE EL BANCO DE PREVISIÓN SOCIAL
- a) grupo y subgrupo de actividad y, en su caso, capitulo y/o bandeja que le corresponda en la clasificación de actividades correspondiente a los Consejos de Salarios;
- b) categoría laboral de cada trabajador, de conformidad a la descripción prevista para el grupo y subgrupo y, en su caso, para el capítulo y/o bandeja al que pertenezca la empresa;
- c) jornada de trabajo, descansos intermedios y semanales. En caso de trabajadores con descanso semanal rotativo o con turnos rotativos, los datos se registrarán indicando el horario que corresponde a cada turno, y la frecuencia de rotación del mismo. El empleador debe registrar en el Libro de Registro Laboral la fecha en que cada trabajador comienza su respectivo turno y/o descanso semanal..
- d) forma de remuneración, monto y composición de la misma de cada trabajador. Si la remuneración del trabajador está formada por sueldo base y por otra u otras partidas adicionales, debe consignarse este hecho en el monto del registro del trabajador, anotando el monto del sueldo base y la o las partidas que se abonan, ya sea en porcentaje fijo o variable, en especie o en dinero. En igual forma debe procederse cuando la remuneración consista exclusivamente en una comisión. En cualquier caso, el empleador debe asegurar al dependiente que trabaja a tiempo completo, como mínimo, el sueldo o jornal de la categoría laboral del trabajador, fijada por laudo del grupo y subgrupo de actividad al que pertenezca o por convenio colectivo.-
- e) El empleador, podrá dejar constancia de cualquier otro dato que interese al contrato o relación de trabajo en el ítem “Observaciones”.-
- f) los demás datos que indique el BPS.-
- DE LA PLANILLA DE TRABAJO UNIFICADA
- Datos del empleador: razón social, naturaleza jurídica, domicilio, grupo, subgrupo y, en su caso, capítulo y/o bandeja que le corresponda, de acuerdo a la clasificación de actividades correspondiente a los Consejos de Salarios, número de Registro Único Tributario, número de Registro ante el Banco de Previsión Social, titular o titulares, y fecha de inicio de sus actividades.-
- Datos del personal: nombre de los trabajadores que estén en actividad y de aquellos que hayan egresado en el último año calendario, a contar desde la fecha de emisión del reporte, fecha de nacimiento, sexo, categoría laboral, vínculo funcional, fecha de ingreso y egreso si lo hubiera, salario base de acuerdo al régimen de remuneración, horario de trabajo, descanso intermedio y semanal.- El reporte “Planilla de Trabajo Unificada”, contendrá además las “Observaciones” que haya registrado el empleador, tanto las que está obligado a consignar como aquellas que interese al contrato o relación de trabajo.- Conforme surge del Art. 9, al momento de registrar a un trabajador ante el BPS, así como al proceder a modificar los datos relativos al régimen y monto de su remuneración, el empleador, podrá establecer la confidencialidad de este dato, siempre que se trate de personal superior no incluido en el laudo, acta o convenio colectivo aplicable. En tal caso, el reporte Planilla de Trabajo Unificada”, omitirá esa información, sin perjuicio de las facultades de BPS y del MTSS.- El reporte Planilla de Trabajo Unificada, será accesible al empleador y por su intermedio, a sus trabajadores. Conforme surge del Decreto en cuestión, el empleador se encuentra obligado a asegurar al trabajador el acceso al mismo.-
- LIBRO DE REGISTRO LABORAL
- razón Social o nombre del empleador;
- tipo de Sociedad, según corresponda;
- grupo, subgrupo de actividad y, en su caso, capítulo y/o bandeja del Consejo de Salarios;
- ubicación de la empresa y Sección Policial a la que pertenece;
- número de registro en el Banco de Previsión Social o Caja de seguridad social que corresponda;
- número de póliza de seguros sobre accidente de trabajo y enfermedades profesionales del Banco de Seguros del Estado;
- número de RUT y/o cédula de identidad del titular según corresponda;
- cantidad de folios que posee el Libro.-
- antes de su verificación, los cambios de horario y turno del trabajador;
- las horas que excedan el horario normal de trabajo;
- el horario que cumplen diariamente aquellos trabajadores que, por la naturaleza de la actividad que realizan, no sea posible establecer con antelación la hora de comienzo y de finalización de la jornada.
- los accidentes de trabajo que ocurran, ordenados en forma cronológica y sucesiva, fecha de los mismos, nombre del o de los accidentados, descripción sucinta de los hechos, medidas adoptadas o a adoptarse para evitarlos, debiendo efectuar dicha anotación dentro de las 24 horas siguientes de acaecido el accidente.
- Fecha de suscripción de Convenio de fraccionamiento de licencia y/o cómputo de feriados, en el caso que corresponda.-
- dejar constancia en el registro del trabajador que los cambios de horario se detallarán en el Libro de Registro Laboral;
- identificar en los listados: nombre y documento de identidad del trabajador, la fecha en que cambia el horario y el detalle del horario que va a realizar, consignando el descanso intermedio y semanal;
- ordenar cronológicamente los listados y conservar los mismos a fin de permitir un debido control por los Inspectores de Trabajo a cuya disposición deberán estar junto con el Libro de Registro Laboral. –
- RECIBOS DE SALARIO.
- Obligación de extender recibo: Todo empleador, (inclusive los el servicio doméstico), está obligado a expedir y entregar a sus trabajadores el recibo de pago correspondiente, en oportunidad de abonar cualquier suma o remuneración, sea cual sea el sistema de pago utilizado.- Dichos recibos, servirán de constancia laboral a los efectos establecidos en el artículo 10° de la Ley N° 16.244 de 30 de marzo de 1992 y en ellos deberá constar:
- a) Nombres y apellidos completos del trabajador, cédula de identidad, fecha de ingreso, cargo y/o categoría y forma de remuneración.-
- b) Nombre y domicilio del empleador, grupo y subgrupo de actividad, número de registro ante el Banco de Previsión Social, o Caja Paraestatal de Seguridad Social, número de carpeta del Banco de Seguros del Estado, y número de RUT o cédula de identidad cuando corresponda.-
- c) Relación detallada de todos los rubros que componen la remuneración: sueldo, horas extras, feriados pagos, nocturnidad, antigüedad, aguinaldo, jornal, jornal de vacaciones, salario vacacional, indemnizaciones y en general todo otro concepto relativo al vínculo laboral. –
- d) Relación detallada de los descuentos que se efectúen.-
- e) Fecha efectiva de pago.-
- f) La declaración de la empresa de haber efectuado los aportes de seguridad social correspondientes a los haberes liquidados al trabajador el mes anterior y, en caso de no haber efectuado los aportes patronales respectivos, la declaración de haber vertido los aportes obreros descontados en su carácter de agente de retención.-
- Recibo en formato electrónico: El empleador podrá expedir el recibo en formato electrónico, para lo cual deberá cumplir con los siguientes requisitos:
- a) Instrumentar un sistema informático que permita la visualización del recibo en forma remota por parte del trabajador, proporcionando a estos efectos un usuario y una contraseña que habilite su consulta y control. El acceso a la información contenida en los recibos y la documentación que lo respalde, debe estar disponible y accesible por el término de prescripción de los créditos laborales, y ser suministrada ante el requerimiento de los organismos de contralor del MTSS, del BPS y del BSE.-
- b) Suministrar el recibo en formato papel ante la simple solicitud del trabajador, o facilitar su impresión con terminales e impresoras dispuestas en lugares accesibles a todos los trabajadores.-
- c) El recibo expedido electrónicamente debe contener los mismos datos que el recibo emitido en formato papel.-
- Firma del recibo por parte del trabajador: La firma de una copia del recibo de pago de haberes por parte del trabajador, será necesaria cuando:
- a) el recibo se expida exclusivamente en formato papel,
- b) el pago se efectúe en aplicación de las excepciones previstas por el artículo 21° de la Ley N° 19.210 de 29 de abril de 2014, en redacción dada por el artículo 4° de la Ley N° 19.478 de 05 de enero de 2017, así como por cualquier otra norma que habilite su pago en efectivo.-
- Obligación de conservar los recibos: El empleador deberá conservar los recibos de pago, sean éstos expedidos en formato electrónico o en papel, por el término durante el cual puedan ser exigibles los créditos laborales cuyo pago acrediten (5 años), de conformidad a las leyes vigentes, debiendo ser suministrados ante el requerimiento de los organismos de contralor del MTSS, del BPS y del BSE.- Conforme surge del Decreto, a requerimiento del trabajador y a efectos de su presentación ante cualquier organismo público o privado, el empleador deberá expedir una constancia donde figuren todos los elementos atinentes a la relación laboral.-
- COMUNICADO DE LICENCIAS
- a) nombre completo del trabajador;
- b) fecha de ingreso;
- c) fecha de inicio y de finalización de la licencia;
- d) firma del trabajador.
- OTRAS DISPOSICIONES DE IMPORTANCIA
- Quedan exceptuados de las obligaciones dispuestas en los capítulos II, III IV y VI del decreto (Registro de datos, Planilla de Trabajo Unificada, Libro de Registro Laboral y Comunicado de Licencia), los empleadores del servicio doméstico.- (Art. 27)
- Quedan exceptuados de las obligaciones dispuestas en el capítulo II del decreto (Registro de datos) los empleadores de trabajadores incluidos en el ámbito de afiliación de la Caja de Jubilaciones y Pensiones Bancarias (Ley N° 18.396 de 24 de octubre de 2008 y modificativas), de la Caja Notarial de Seguridad Social (Ley N° 17.437 de 20 de diciembre de 2001 y modificativas), y de la Caja de Jubilaciones y Pensiones de Profesionales Universitarios (Ley N° 17.738 de 7 de enero de 2004 y modificativas), en lo que refiere a dichos trabajadores.- (Art. 28)
Como consecuencia de la política pública de modernización del Estado y la promoción de las herramientas de gobierno de gestión electrónica, el 2 de Octubre del presente, el Poder Ejecutivo dictó el Decreto Número 278/017, que aprobó un nuevo régimen para la Planilla de Trabajo Unificada (los datos que constituirán la misma, cuya fiscalización y control corresponde al Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, serán registrados directa y únicamente ante el Banco de Previsión Social) y actualizó la reglamentación de los documentos de control laboral (Libro de Registro Laboral, Comunicado de Licencias y Recibo de Salarios), considerando los avances introducidos por las tecnologías de la información.-
- ANÁLISIS DEL DECRETO
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Ámbito de aplicación:
Conforme surge del Art. 1º del Decreto Número 278/017, todo empleador del sector privado , incluido el que constituye una persona pública no estatal, que tenga personal dependiente, está obligado a llevar los documentos de control a que refiere el Decreto, en las condiciones y formas que se establecen.-
- Documentos que se modifican: Por un lado, reglamenta los datos de los trabajadores que debe registrar la empresa ante el BPS y en el sistema de Planilla de Trabajo Unificada, y, por otro lado, actualiza la reglamentación en torno a la documentación de control laboral (Libro de Registro Laboral, Recibos de Salario y Comunicado de Licencia).-
Conforme surge del Art. 2 del Decreto Número 278/017, los empleadores deben registrar ante el Banco de Previsión Social los siguientes datos:
- Plazo para modificar los datos ya ingresados cuando se producen cambios en la relación laboral: Toda modificación que opere en el transcurso de la relación de trabajo, deberá ser registrada ante el BPS dentro del plazo de 15 días corridos, contados a partir de la fecha en que aconteció el mismo.- En función de lo establecido en el Art. 25 del Decreto, el empleador que al 2 de Octubre del año 2017 cuente con actividad registrada ante el BPS, dispone de un plazo extraordinario para cumplir con el registro de los datos previstos por el artículo 2, en los términos que establezca el calendario que fije el MTSS.-
(Dicho calendario, no se aplicará cuando el registro corresponda al ingreso de un nuevo trabajador, en cuyo caso, el grupo y sub-grupo de actividad, bandeja y/o capítulo en caso de corresponder, categoría laboral, horarios correspondientes a la jornada de trabajo, descanso intermedio y semanal, así como la forma de remuneración, monto y composición de la misma, deberán consignarse simultáneamente con el registro de los datos que establece el Decreto N° 40/998, de 11 de febrero de 1998, y sus modificativos)–
Conforme surge del Art. 6 del Decreto, el Empleador y la Inspección General del Trabajo y de la Seguridad Social, podrán acceder a través del sitio web del Banco de Previsión Social, a un reporte sobre las condiciones generales de trabajo registradas, denominada “Planilla de Trabajo Unificada”.- La misma, se confecciona digitalmente a través de la página del BPS y contiene los siguientes datos:
Conforme surge del Art. 13 del Decreto Número 278/017, todo empleador del sector privado, incluido el que constituye una persona pública no estatal, que tenga personal dependiente, está obligado a llevar un Libro de Registro Laboral por cada establecimiento.- Dicha obligación deberá cumplirse dentro de un plazo de 10 días hábiles contados a partir del siguiente al de inicio de la actividad.- El empleador, que al 2 de Octubre del presente, ya hubiera registrado el Libro de Registro Laboral, no deberá proceder nuevamente a su registro.- Los Inspectores de Trabajo, anotarán en el Libro de Registro Laboral y en orden cronológico, las visitas que realicen, las resultancias de las mismas, así como las observaciones e intimaciones que practiquen. Dichas anotaciones serán sucesivas y deberán ser consignadas por el o los Inspectores actuantes.- El Libro de Registro Laboral debe estar foliado, tener no menos de 30 folios y ser registrado ante la Inspección General de trabajo y Seguridad Social o ante las Oficinas de Trabajo, según corresponda, conteniendo en su primer folio las siguientes anotaciones:
Asimismo, conforme surge del Art. 16, el empleador debe anotar en el Libro de Registro Laboral:
En aquellas empresas en que los trabajadores cambien reiteradamente los horarios y turnos y sea dificultoso registrar dichos cambios en el Libro de Registro Laboral, se permitirá que el registro se realice mediante listados, para lo cual las empresas deberán cumplir los siguientes requisitos:
Se prevé, la renovación del Libro de Registro Laboral cuando se completen sus folios. La Inspección General del Trabajo y de la Seguridad Social o la Oficina de Trabajo correspondiente controlará ese extremo y registrará en forma inmediata el nuevo Libro. Una vez agotado sus folios deberá mantenerse en la dependencia a la que pertenezca conjuntamente con el que se encuentre en uso, por el término de dos (2) años.-
Se contemplan a continuación, las principales disposiciones relacionadas con los recibos de salarios.-
Asimismo, se prevé que para el caso de que el pago de los haberes se realice a través de depósito ante una Institución de Intermediación Financiera, el recibo deberá consignar asimismo, el nombre de la Institución, número de cuenta y número de transacción. Si el pago se realiza a través de dinero electrónico, se deberá consignar el instrumento utilizado y su identificación. En ambos casos, se considerará como fecha efectiva de pago, aquella en la cual el dinero depositado como salario a nombre del trabajador quede efectivamente a su disposición.
Todo empleador deberá confeccionar un listado de licencia, total o parcial a gozar por sus trabajadores en el que deberá constar los siguientes datos:
El listado de licencias, podrá establecerse por grupo de actividad, por zonas geográficas o individualmente para cada empresa y deberá incorporarse al Libro de Registro Laboral en forma previa al inicio del goce de la misma por parte del trabajador. Si la empresa cuenta con un número importante de trabajadores podrá registrar los listados de licencia en las condiciones establecidas en el artículo 17.-
Excepciones:
Destrucción, extravío o hurto de la documentación laboral: En caso destrucción, extravío o hurto de la documentación laboral de a que refiere el presente Decreto, la empresa deberá formular la denuncia del hecho dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes ante la Seccional Policial que corresponda y dentro de los tres días hábiles siguientes a partir de la misma deberá muñirse nuevamente de dicha documentación, presentando la constancia de la denuncia realizada, en caso de corresponder.- (Art. 29).-
Facultades de los Inspectores de Trabajo: Los Inspectores de Trabajo debidamente acreditados y en el ejercicio de sus funciones, están autorizados a retirar de la empresa cualquier documentación de índole laboral ( como ser, planillas, Planilla de Trabajo Unificada exhibida por la empresa, tarjetas de horarios, recibos ), tanto en soporte papel como informático, a efectos de controlar el cumplimiento de la legislación laboral, notificándole al empleador o su representante, el material que ha sido retirado con dicho propósito.- (Art. 30).-
Trabajo de personas extranjeras: Ningún empleador podrá contratar laboralmente a personas extranjeras que se encuentren en situación irregular en el territorio nacional. El empleador deberá exigir al trabajador la documentación emitida por la Dirección Nacional de Migración o el Ministerio de Relaciones Exteriores, según corresponda de conformidad con lo establecido en los artículos 19 y 20 de la Ley N° 18.250 de 6 de enero de 2008 y los artículos 8° y 42° a 46° del Decreto 394/009 de 24 de agosto de 2009. Los Inspectores de Trabajo quedan autorizados a controlar y a exigir dicha documentación. (Art. 31).-
Clausura de actividades empresariales ante BPS: El Banco de Previsión Social, no registrará la clausura de actividades si el empleador mantiene expedientes en trámite motivados en incumplimientos a las normas laborales o multas impagas ante la IGTSS. La IGTSS expedirá una constancia para que el empleador acredite la ausencia de dichos extremos ante el BPS. (Art. 32).- Sanciones aplicables en casos de incumplimientos al Decreto: Las infracciones se sancionarán con amonestación, multa o clausura del establecimiento.- La amonestación implica que la empresa pasa a integrar el Registro de Infractores a las Normas Laborales.- Las multas se graduarán según la gravedad de la infracción en una cantidad fijada entre los importes de uno a ciento cincuenta jornales o días de sueldo de cada trabajador comprendido en la misma, o que pueda ser afectado por ella. El monto de la multa así determinado, se convertirá a unidades reajustables. En caso de reincidencia, se duplica la escala anterior. La clausura de los establecimientos no podrá ser mayor a los seis días, quedando las empresas obligadas a abonar la totalidad de los sueldos, salarios y demás obligaciones emergentes de la relación de trabajo, por el término que dure el cierre de los mismos. La clausura de los establecimientos será aplicable ante la comprobación de infracciones que demuestren una clara defraudación al Estado o perjuicio a los trabajadores.- En particular, se ha determinado como infracción leve el hecho de no registrar ante el BPS, cualquier cambio relativo al grupo, subgrupo de actividad, y, en su caso, capítulo y/o bandeja que le corresponda a la empresa en los Consejos de Salarios, así como aquellos referentes a la categoría y horarios del trabajador, y a la forma, monto y composición de su remuneración.- Por otro lado, se ha catalogado como infracción grave el hecho de no registrar ante el BPS el grupo, subgrupo de actividad, y, en su caso, capítulo y/o bandeja que le corresponda a la empresa en los Consejos de Salarios, no registrar la categoría y horarios del trabajador, forma, monto y composición de la remuneración del trabajador, no permitir el acceso a los trabajadores a la Planilla de Trabajo Unificada puesta a su disposición por intermedio del empleador a través del sitio web del BPS, no disponer de la Planilla de Trabajo Unificada en el momento de la visita de los Inspectores de Trabajo.-
Vigencia: Las normas del presente decreto entrarán en vigencia a partir del 2 de octubre de 2017.
Reglamentación anterior: El Decreto dispone la derogación de los Decretos Número 108/007, Número 306/009 y Número 173/015